Les 5 bonnes raisons de se lancer dans le Strategic Workforce Planning

Pour beaucoup, le Strategic Workforce Planning (SWP) n’est plus un concept nouveau. Chez Akoya, cela fait plus de 10 ans que nous accompagnons des grands groupes sur le sujet. Et ce, à travers toute la variété de situations que nous a donné à voir la dernière décennie : crise financière, crise sanitaire, croissance de l’économie, décroissance de l’économie, Brexit et autres transformations digitales.

Nous avons ainsi vu plusieurs entreprises s’y mettre pour mieux anticiper les évolutions de leur workforce, afin de les accompagner plutôt que de les subir. Pour autant, nous constatons tous les jours qu’elles sont encore nombreuses à découvrir le sujet. Alors que vous soyez ce néophyte du SWP ou en position de convaincre en interne vos interlocuteurs de se lancer à leur tour, nous vous livrons notre top 5 des bonnes raisons de se lancer dans un premier exercice de Strategic Workforce Planning.

#1 Développer ses équipes, sans à-coups

Acheter une nouvelle machine prend un clic. Mais développer de nouvelles compétences prend du temps.

Alors pour permettre aux équipes de Talent Acquisition, de Talent Management ou de Learning & Development de savoir quelles compétences attirer ou développer et dans quelle mesure, mieux vaut avoir une idée de ce dont l’entreprise va avoir besoin. Anticiper permet aussi d’aborder les transitions en douceur. Une cliente nous confiait récemment : « Cela fait maintenant 8 ans que je fais du SWP. Eh bien, nous sommes la seule BU à ne pas avoir fait de plan social sur la période ! ».

Parce que le SWP permet de prendre en compte les départs de votre effectif, il vous permettra d’amortir les fluctuations imposées par les transformations successives de votre activité. Et quand on connaît tous les coûts de départs forcés, on ne peut que chercher à les éviter au maximum.

#2 Ne pas laisser un plan stratégique sans volet humain

Pour relever de grands défis, la planification s’impose.

Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si le Shift Project et Jean-Marc Jancovici l’appellent de leurs vœux pour faire face au défi climatique. De même, pour faire face aux grands enjeux de transformation qui sont les leurs, et aussi parce que cela tend à rassurer leurs investisseurs, les entreprises ont pour beaucoup recours à un plan stratégique. Et penser qu’un plan stratégique peut réussir sans qu’il soit accompagné d’un volet humain cela revient à penser qu’on peut faire un Business Plan en omettant 70% des coûts. Il est donc de la responsabilité des personnes en charge des enjeux humains : managers et RH, de développer un langage commun permettant un Strategic Workforce Thinking dont les conclusions seront portées par le SWP.

#3 Se préparer à l’imprévu

Et le Covid, vous l’aviez prévu ? Et la guerre en Ukraine ?

La réponse est non. Est-ce qu’on abandonne les révisions sous prétexte de ne pas savoir ce qui va tomber à l’examen ? Non plus. En revanche on se prépare à toutes les éventualités en révisant le programme. En Strategic Planning, cela s’appelle la scénarisation : envisager différentes options stratégiques et anticiper leurs implications pour s’y préparer au mieux. Et cette scénarisation, on la révise régulièrement et on teste de nouveaux scénarios.

Parce que c’est du planning régulier que viendra l’agilité. C’est parce que l’on s’exerce à faire face à tout type de situation qu’on est plus à même de réagir lors de la survenue d’événements inattendus.

#4 On n’est jamais mieux servi que par soi-même

Ne pas se lancer dans son propre Strategic Workforce Planning c’est bien souvent laisser à quelqu’un d’autre le soin de le faire à votre place.

Cela peut être une fonction Finance qui, faute de temps à y consacrer, va aborder le sujet à travers de grandes hypothèses théoriques et autres agrégats inexploitables par la suite. Vous savez, la fameuse injonction de réduire de 5% une équipe de 10 personnes… Mais cela peut aussi être l’échelon supérieur, le Comex, voire le Board, qui vont procéder à leurs propres analyses sans disposer de votre connaissance intime de la réalité du terrain.

Ou encore une équipe Relations Sociales qui, faute d’inputs stratégiques, va passer un temps conséquent à produire une analyse GPEC déconnectée de votre réalité opérationnelle. Si vous avez la charge de piloter la workforce, c’est que vous êtes la ou le plus à même de réfléchir aux évolutions que vous pensez nécessaires ou souhaitables pour demain.

#5 Il n’a jamais été aussi facile de faire du SWP

Le SWP nécessite de collecter de nombreuses informations, de travailler dessus de manière collaborative et de les consolider.

Nombre de ces informations sont désormais accessibles à votre équipe. D’une part parce que vous disposez désormais de systèmes RH centralisés qui vous donnent accès à des données RH structurées. D’autre part parce que vous pouvez vous appuyer sur l’expertise interne de ceux qui voient au quotidien l’évolution du Business. Et enfin parce qu’avec des solutions dédiées comme Albert, vous pouvez désormais vous concentrer sur la réflexion stratégique et laisser un système se charger de consolider les informations, réaliser les modélisations sans effort et organiser les insights de manière actionnable.

En réalité, il y a beaucoup plus que 5 bonnes raisons de se lancer dès maintenant dans un exercice de Strategic Workforce Planning. Et la principale qui manque peut-être à ce top 5 est que le Strategic Workforce Planning est une gymnastique. Et comme dans tout gymnastique, c’est dans la répétition que l’on s’améliore. Inutile de chercher dès le début une grande précision ou une grande complexité. Commencez simple. Et vous le verrez, une fois que vous aurez essayé vous n’aurez qu’une envie, celle de vous améliorer et d’affiner vos analyses. Et tout cela pour une meilleure prise en compte de l’humain dans les transformations.

Alors, qu’attendez-vous ?